Je hebt je vlucht geboekt, je koffer staat klaar en je hoofd is al half op vakantie. Maar je out of office-bericht voor je vakantie moet nog ingesteld worden.
Voor de meeste mensen is dat een kwestie van snel iets intikken en op verzenden drukken. Maar het kan ook een stuk leuker, persoonlijker of professioneler. Afhankelijk van je werk en je publiek natuurlijk.
Of je nu op zoek bent naar iets formeel, iets grappig of gewoon een goede standaardtekst: hieronder vind je voor elke situatie een passend voorbeeld. En een paar tips om het goed aan te pakken.
Wat zet je in een goed out of office-bericht?
Een goed out of office-bericht bevat eigenlijk altijd drie dingen: wanneer je weg bent, wanneer je terug bent en wie mensen in de tussentijd kunnen bereiken voor dringende zaken.
Klinkt simpel, maar je zou het aantal berichten onderschatten waarbij één van die drie ontbreekt. Niets zo frustrerend als een out of office zonder contactpersoon voor urgente vragen.
Wat je er liever niet in zet: te veel details over waar je naartoe gaat of hoe lang je vlucht duurt. Dat is leuk voor vrienden, maar niet per se voor klanten of zakelijke contacten.
Wanneer zet je je out of office aan?
Zet hem aan voordat je vertrekt, niet pas als je al op het vliegtuig zit. Het liefst de avond van tevoren of op de ochtend van je laatste werkdag, zodat niemand tussen wal en schip valt.
En vergeet ook niet hem weer uit te zetten als je terug bent. Want drie weken na je vakantie nog een out of office ontvangen is voor niemand een fijne ervaring.
💻 Weten hoe je je out of office-bericht in kunt stellen? Check hier de officiële handleidingen van Google voor Gmail en Microsoft voor Outlook.
Engels of Nederlands?
Dat hangt af van je contacten. Werk je veel met internationale klanten of collega’s, dan is een Engelse of tweetalige versie handig. Werk je puur binnen Nederland, dan is Nederlands prima.
Hieronder geef ik je voorbeelden in het Nederlands. Aan het einde vind je ook een paar Engelse versies.
Formele out of office-berichten
Geschikt voor klantencontact, externe partijen of als je in een meer formele werkomgeving werkt.
Voorbeeld 1: Standaard formeel
Bedankt voor uw e-mail. Ik ben afwezig van [datum] tot en met [datum]. Op [datum] ben ik weer bereikbaar en zal uw bericht zo snel mogelijk beantwoorden.
Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Met vriendelijke groet, [Naam]
Voorbeeld 2: Formeel met verwachte reactietijd
Ik ben momenteel niet bereikbaar vanwege verlof en keer terug op [datum]. E-mails die binnenkomen tijdens mijn afwezigheid worden na mijn terugkomst beantwoord. Houd rekening met een reactietijd van enkele dagen.
Voor urgente zaken kunt u terecht bij [naam collega] via [e-mailadres].
Met vriendelijke groet, [Naam]
Voorbeeld 3: Formeel en kort
Ik ben afwezig tot [datum]. Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres].
Met vriendelijke groet, [Naam]
Informele out of office-berichten
Geschikt voor interne communicatie, informele werkplekken of als je gewoon wat persoonlijker wil zijn.
Voorbeeld 4: Informeel en vriendelijk
Hey! Ik ben er even niet. Van [datum] tot [datum] ben ik op vakantie en niet bereikbaar. Als je iets dringends hebt, kun je [naam collega] bereiken via [e-mailadres].
Tot snel! [Naam]
Voorbeeld 5: Informeel intern
Ik ben van [datum] tot [datum] op vakantie en check mijn mail niet. Heb je iets nodig? [Naam collega] helpt je verder. Na [datum] ben ik er weer.
Groetjes, [Naam]
Voorbeeld 6: Informeel met een knipoog
Goed nieuws voor mij, iets minder goed nieuws voor jou: ik ben op vakantie. Van [datum] tot [datum] ben ik niet bereikbaar. Voor dringende zaken kun je [naam collega] inschakelen via [e-mailadres].
Tot [datum]! [Naam]
Originele en grappige out of office-berichten
Voor wie iets meer durf heeft en weet dat zijn of haar contacten daar ook wel van houden.
Voorbeeld 7: De eerlijke versie
Ik ben op vakantie en lees deze mail niet. Of misschien lees ik hem wel, maar doe ik alsof ik hem niet gelezen heb. Voor de zekerheid: stuur me een nieuwe mail na [datum].
Voor dringende zaken: [naam collega], [e-mailadres].
[Naam]
Voorbeeld 8: De ontspannen versie
Op dit moment lig ik waarschijnlijk ergens in de zon, met een drankje in mijn hand en zonder telefoon binnen handbereik. Dat is precies de bedoeling.
Ik ben terug op [datum]. Voor dringende zaken kun je [naam collega] bereiken via [e-mailadres]. De rest mag wachten.
[Naam]
Voorbeeld 9: De directe versie
Vakantie. Terug op [datum]. Voor spoed: [naam collega] via [e-mailadres].
[Naam]
Voorbeeld 10: De filosofische versie
Is het dringend? Dan weet je [naam collega] te vinden via [e-mailadres]. Is het niet dringend? Dan is het eigenlijk helemaal prima dat ik er niet ben.
Ik ben terug op [datum] en lees je bericht dan met alle aandacht.
[Naam]
Engelse out of office-berichten
Voorbeeld 11: Formeel Engels
Thank you for your email. I am currently out of the office on leave from [date] until [date]. I will respond to your message as soon as possible upon my return.
For urgent matters, please contact [name] at [email address].
Kind regards, [Name]
Voorbeeld 12: Informeel Engels
Hi! I’m out of the office from [date] to [date] and won’t be checking my email. For anything urgent, please reach out to [name] at [email address].
Talk soon! [Name]
Voorbeeld 13: Grappig Engels
I’m currently on vacation, which means I’m not reading this. I’ll be back on [date] and will get back to you then.
For urgent matters: [name], [email address].
[Name]
Tips voor een goed out of office-bericht voor je vakantie
Zet altijd een einddatum in je bericht, zodat mensen weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Vermeld een contactpersoon voor dringende zaken, ook als je denkt dat er niks dringends tussendoor komt. Houd het kort: niemand leest een out of office van drie alinea’s. En check na je vakantie als eerste ding of je hem weer hebt uitgezet.
Oh, en nog één ding: test hem even door jezelf een mailtje te sturen. Klinkt overdreven, maar je zou niet de eerste zijn die een out of office instelt die nooit daadwerkelijk verstuurd wordt.
Dus, zet je out of office-bericht aan en ga genieten
Het mooiste out of office-bericht is er eentje dat je in twee minuten hebt ingesteld, zodat jij je hoofd volledig leeg kunt maken. Want dat is uiteindelijk het punt van vakantie.
Dus kies een voorbeeld dat bij je past, vul de gegevens in en leg die laptop neer. De mails lopen echt niet weg.
Geef een reactie