Overboekingen: je denkt dat je alles perfect hebt geregeld, en dan blijkt dat je vlucht of hotelkamer niet beschikbaar is. Het klinkt als een nachtmerrie, en ja, ik spreek uit ervaring. Het is me al drie keer overkomen, en hoewel ik in eerste instantie compleet overrompeld word, weet ik nu wel precies hoe je zo’n situatie het beste aanpakt. In dit artikel deel ik mijn tips én je rechten, zodat je voorbereid bent en zonder stress een oplossing kunt vinden.

Wat is een overboeking en waarom gebeurt het?

Een overboeking betekent simpelweg dat een dienst meer plekken verkoopt dan beschikbaar zijn. Dit kan gebeuren bij vluchten, hotels en zelfs huurauto’s.

Waarom gebeurt dit?

• Luchtvaartmaatschappijen: Ze gaan ervan uit dat een deel van de passagiers niet komt opdagen.
• Hotels: Soms dubbele boekingen of een strategische gok om kamers maximaal te vullen.
• Systeemfouten: Vooral bij online platforms kan een technische fout leiden tot dubbel geboekte plekken.
• Menselijke fouten: Ook mensen kunnen een foutje maken. Soms worden boekingen opengezet, terwijl er helemaal geen plek meer is in het hotel.

Hoewel het frustrerend is, is het in veel gevallen een bewuste keuze van bedrijven om hun winst te maximaliseren – al zullen ze je altijd vertellen dat “er een foutje is gemaakt”.

Overboekt! Wat kun je doen als je hiermee te maken krijgt?

Je krijgt het bericht dat je geboekte kamer, vlucht of auto niet beschikbaar is. Je eerste ingeving is meestal boos worden, maar dat is niet altijd even handig. Probeer rustig te blijven en laat het even bezinken. Wat gebeurt er nu precies? En wat wil je uiteindelijk bereiken? Even op een rijtje:

1. Blijf kalm en vriendelijk
   Het klinkt misschien cliché, maar paniek helpt je echt niet verder. Je bent meer gebaat bij een oplossing, en mensen zijn vaak bereid om te helpen als je rustig en respectvol blijft.
2. Controleer je papieren
   Heb je een bevestiging van je boeking? Bewijs dat je hebt betaald? Zorg dat je deze bij de hand hebt. Dit helpt om direct aan te tonen dat jij recht hebt op de geboekte dienst.
3. Spreek de verantwoordelijke partij aan
   Bij vluchten: ga naar de balie van de luchtvaartmaatschappij. Bij hotels: spreek de receptie aan. Bij een reisorganisatie: neem contact op met hun noodnummer. Laat hen eerst maar eens met een voorstel komen.

Je rechten bij overboekingen

Iedereen heeft rechten, ook bij overboekingen. Die zijn anders voor vluchten dan voor hotels, dus ik splits ze even voor je op.

Voor vluchten

Je rechten voor overboekingen op vluchten lijken veel op de rechten die hebt bij een lange vertraging. Volgens de EU-verordening 261/2004 heb je recht op:

• Alternatief vervoer naar je bestemming.
• Compensatie: afhankelijk van de afstand van je vlucht, tot €600 per persoon.
• Maaltijden en accommodatie: indien nodig bij lange wachttijden.

Let op: Dit geldt alleen voor vluchten vanuit de EU of met een Europese luchtvaartmaatschappij.

✈️ Lees ook: Vlucht vertraagd? Dit moet je weten!

Voor hotels

• Een vergelijkbaar of beter alternatief hotel (de kosten zijn voor hen).
• Eventuele extra kosten die je maakt, zoals vervoer naar het nieuwe hotel, moeten worden vergoed.

Reisorganisatie

Als je via een pakketreis hebt geboekt, moet de reisorganisatie zorgen voor een oplossing. Dit is vastgelegd in Europese richtlijnen. Vaak komen ze zelf al met een oplossing – die je overigens niet direct hoeft te accepteren. Geef aan wat voor jou belangrijk is bij je oorspronkelijk geboekte reis, zodat ze met een alternatief komen die aansluit op jouw wensen.

Moet je boos worden?

Kort antwoord: nee.

Lang antwoord: boosheid werkt vaak averechts. Het personeel dat je spreekt, is meestal niet verantwoordelijk voor de overboeking. Houd het vriendelijk maar assertief: maak duidelijk dat je een oplossing verwacht, en laat hen met een voorstel komen. Nogmaals: geef aan wat voor jou belangrijk is in je geboekte reis, zodat ze dit meenemen in hun alternatief.

Wat helpt wel? Tips en slimme strategieën

Een aantal slimme dingen die je kunt doen, om de overboeking in elk geval in jouw voordeel uit te laten draaien:

1. Wees assertief
   Vraag om compensatie, een upgrade of extra voordelen, zoals gratis maaltijden of vouchers. Wees duidelijk en standvastig, zonder onredelijk te worden.
2. Gebruik social media
   Heeft het aanspreken van de balie geen effect? Stuur een bericht via social media. Grote bedrijven reageren vaak snel op publieke berichten.
3. Ken je rechten
   Zodra je weet waar je recht op hebt, kun je dit beter afdwingen. Noem bijvoorbeeld de EU-verordening bij vluchten of vraag naar vervangende accommodatie bij hotels.
4. Wees duidelijk in je verwachtingen
   Geef duidelijk aan wat voor jou belangrijk is in je boeking. Wanneer je een hotel boekt in een groot skigebied, moet het alternatief niet in een klein skigebied liggen. Of ver van de piste, wanneer je oorspronkelijke boeking misschien wel direct aan de piste lag.

Hoe voorkom je overboekingen?

Garantie op een overboeking is er nooit, maar er zijn wat middeltjes die kunnen helpen om het grotendeels te voorkomen:

• Vroeg inchecken: Bij vluchten kun je beter vroeg aanwezig zijn, zodat je niet als laatste op de lijst komt. Als extra bonus heb je daarbij vaak ook nog meer kans dat je naast elkaar komt te zitten, zonder voor stoelkeuze te hoeven betalen.
• Direct boeken: Boek bij voorkeur rechtstreeks bij luchtvaartmaatschappijen of hotels in plaats van via derden.
• Reis buiten piekperiodes: In drukke weken is de kans op overboeking groter.

Wat als je geen oplossing krijgt?

Als er echt geen oplossing wordt geboden, kun je:

• Klachten indienen: Bij de luchtvaartmaatschappij, het hotel of de reisorganisatie.
• Toezichthouders inschakelen: Bijvoorbeeld ACM in Nederland of Europese consumentenorganisaties.
• Juridische stappen overwegen: Dit is meestal een laatste redmiddel, maar soms de enige optie.

Mijn ervaringen met overboekingen

Hoe zit dat dan bij mij? Drie keer is het me al overkomen. Een keer bij alleen een hotelovernachting (overigens geboekt via zo’n dagaanbiedingswebsite) en twee keer al bij een wintersportvakantie via Sunweb – die de situatie trouwens een stuk beter aanpakten.

Van klein appartement naar luxe chalet

De eerste keer was in 2016. We hadden met z’n vieren een simpel appartement met twee slaapkamers midden in Avoriaz geboekt, met als doel: we willen lange tochten skiën in een groot gebied, maar niemand moet in de huiskamer slapen.

Een paar weken voor vertrek belt Sunweb: fout in het systeem, appartement is niet meer beschikbaar, we komen met een alternatief: een appartement in Risoul. Nou is Risoul vast heel mooi, maar vergelijkbaar met Les Portes du Soleil is het zeker niet. We vertelden de medewerker van Sunweb dat voor ons het doel was kilometers maken, en dat niemand in de huiskamer moest slapen. Dus of ze een alternatief hadden wat beter overeenkwam met onze wensen.

In Avoriaz hadden ze helaas niks dat aan onze wensen voldeed (of ze moesten kijken of er via de lokale VVV nog wat te regelen viel), maar ze hadden nog wel een prachtig 12-persoons chalet met privé jacuzzi en sauna in Les Menuires (Les Trois Vallées) beschikbaar. En zo ging onze reis naar Chalet Jardin de Rosalie.

Uiteindelijk was dit de start van vele jaren vakantieplezier met de vriendengroep en zijn we nog vaker in dit chalet teruggekomen. Dat bewijst ook maar weer dat een overboeking echt niet iets slechts hoeft te zijn.

Van kerstmarkt in Valkenburg weer terug naar huis

De tweede keer was met een overnachting in Nederland. We wilden graag de kerstmarkt in Valkenburg bezoeken en hadden via zo’n dagaanbiedingswebsite een leuke actie gezien bij een hotel in de buurt. Leuk, dus we komen daar, blijkt onze boeking überhaupt niet in het systeem te staan. Of de fout nu lag bij hun, of bij de geboekte website was onduidelijk, maar ze gingen aan de slag met een oplossing.

Helaas waren alle hotels in de buurt volgeboekt (druk natuurlijk, die periode rondom Kerst), en het enige alternatief wat ze voor ons hadden was ergens in Noord-Limburg. Tsja, daar hadden we natuurlijk niks aan, want dan zit je alsnog een uur in de auto. Uiteindelijk hebben we er vriendelijk voor bedankt en zijn we weer naar huis gegaan. Het geld hebben we natuurlijk teruggekregen, maar een verdere compensatie zat er niet.

Van ‘ons’ geliefde hotel naar een alternatief verderop in het dorp

De derde keer gebeurde heel recent. Eind november 2024 werd ik gemaild door Sunweb. Ons geboekte hotel voor onze wintersport in december (wat ik al in maart had gedaan!) was door een fout in het systeem niet meer beschikbaar. Boos en verdrietig was ik, want het is het hotel waar we al jaren komen, altijd in dezelfde week, en altijd boek ik op tijd zodat we zeker zijn van een plek. Dat is dus geen garantie.

Het eerste alternatief wat ons geboden werd, was een hotel in hetzelfde skigebied, maar ver buiten de omgeving waar we zaten. Ik gaf aan dat de locatie voor ons erg belangrijk is, omdat er die week ook familie van ons in hetzelfde dorp zit, én omdat we heel graag direct aan de Sella Ronda willen zitten. Ook willen we niet eerst nog met de skibus naar de piste worden gebracht.

Als alternatief kregen we toen Hotel Armin aangeboden in het centrum van Val Gardena. Goed, het ligt niet direct in de buurt van onze originele boeking, maar het is in elk geval hetzelfde dorp en dezelfde verzorging. De wellness lijkt er nog wat beter te zijn en het lijkt er allemaal iets meer luxueus te zijn. Hoe het daar gaat zijn? Dat laat ik je na onze reis weten.

Met de juiste aanpak kom je er wel

Een overboeking is nooit leuk, maar met de juiste aanpak kun je er vaak goed uitkomen. Blijf kalm, wees voorbereid en ken je rechten. En wie weet levert het je zelfs een upgrade of compensatie op. Het belangrijkste? Laat het je vakantie niet verpesten – uiteindelijk draait het om de herinneringen die je maakt!

Heb jij weleens te maken gehad met een overboeking? Deel je ervaring in de reacties! 👇🏻

🧘🏼‍♀️ Lees ook: 7 Tips om stress op reis te voorkomen